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青色申告 記帳を溜めてしまったときのコツ

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今回、私自身が平成25年度の
青色申告の記帳を溜めてしまい、
現在進行形で一気に処理をしている経験から、
青色申告・確定申告期限直前で
まとめて記帳をする際のコツを特集します。

記帳を溜めはしなかったけれど、
決算書類がまだできていない、という方にも
役立てていただける内容になるかと思います。







ひとつひとつの資料ごとに年頭から記帳

例えば預金の明細と領収書の束、というように、
ふたつ以上の種類の資料を同時に
時系列で追おうとすると、
必ず無理が生じて分からなくなります
(経験からして間違いなく、
 どちらの何をどうしたかがごっちゃになります)。

ここは潔く、預金の明細なら預金の明細を
去年の1月1日から12月31日の間分記帳し、
次に領収書の束の中から
例えば預金明細からすでに記帳した
2月4日と2月20日の間である、
2月14日に経費の支払いがあったならその分は、

 コピー&ペーストで一行空けて記帳

するようにします。


これはあくまでも、
『初心者さんの青色申告』のように、
すでにほとんどの行に計算式が入っているような
Excelファイルを使っている場合の、
計算式を崩さないための対応方法です。

特に計算式などが行中に入っていない作りの
Excelファイルをお使いであれば、
もっと単純に記帳したい場所に
行を「挿入」すればいいですね。


この辺りのExcelでの詳しい操作方法は、
『よねさんのWordとExcelの小部屋』
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Excel/cell_ido4.htm
などをご参照ください。





ひとつの取引ごとに最低でもふたつの帳簿に記帳

これは複式簿記の大原則です。

通常の取り引き、例えば経費を一回支払いました、
という場合に記帳するのは、
支払い方法に合わせて現金または預金出納帳か未払金帳、と
いずれかの経費帳、となります。


ふたつより多くの帳簿に記帳をしないといけないのは
例えば経費を一回現金で払ったけれど、
その内訳が消耗品の代金と振込手数料だった、
というような場合。

この例ではそのまま、
現金に総額を出金(支出)として、
消耗品の代金を消耗品費の経費帳に、
振込手数料を支払手数料等の経費帳に、
それぞれ記帳すればいいだけです。


その他に、在庫が発生する性質のあるもの、
商品や原材料などがある場合には、
上記の例のように相応する
ふたつの帳簿に記帳するとともに、
商品台帳等で在庫の管理をするために
追加でそちらの帳簿にも記帳します。

商品や原材料等の記帳は、
売り上げる、使用するなどして帳簿からなくなるまで、

 仕入れたときの価格で記帳する

のがミソです。





常に貸借対照表を念頭に置いて記帳

公開中の『初心者さんの青色申告』Excelファイルを
お使いいただいている場合には、
ひとつや3つなど、
できるだけ少ない数の記帳をするたびに
頻繁に「貸借対照表」の合計欄をのぞいてみてください。

左側、「資産の部」の「期首」合計と、
右側、「資本・負債の部」の「期首」合計は
常に同じ額であり、

左側、「資産の部」の「期末」合計と、
右側、「資本・負債の部」の「期末」合計は
常に同じ額になっているはずです。

『2.ひとつの取引ごとに最低でもふたつの帳簿に記帳』
で書いたとおり、ひとつの取引に対して
原則ふたつの帳簿に記帳をする、というのは
この「貸借対照表」の左右の合計を合わせるために
ほかなりません。

こういった、「貸借対照表」が自動で算出されるような
Excelファイルやソフトを使わず、
ダーッとすべての記帳をして貸借対照表の左右が合うのは、
ほぼ奇跡に近いのではないかと感じるくらい難しいです。

(私も今回一年分を今まとめて記帳しているわけですが、
 一度に5、6個の取引を記帳して
 貸借対照表の左右がそのままで合っている確率は
 5割くらいです・・・。)

あまりに多くの取引を、
面倒だからとまとめて記帳してしまうと
どれが合わない原因なのかまったく見当がつかない、
仕方がなく全部消して最初から記帳し直し、
などという、余計に面倒なことになりかねないので、

 記帳中は常に貸借対照表を確認

しながら作業することをおすすめします。





合わないとき、Excelなら「検索」機能を活用

貸借対照表は意外と合わないものです。

いえ、間違いなく記帳をしていれば
合うようにできている仕組みなのですが、
当然どこかで間違ったりするわけで、
そうすると貸借対照表も合わなくなる、
 ↓
貸借対照表ができないと
65万円の特別控除が受けられる青色申告ができない
 ↓
諦める


というのがよくある構図です。


貸借対照表を確認しつつ記帳を進める中で、
左右の額が合わなかったら、
記帳にExcelを使っているなら
「検索」の機能を使ってみてください。

ホーム>検索と選択>検索 で出る小さなウインドウの
オプションボタンをクリックしたら
「検索場所」を「ブック」に指定して
合わない数字(左右の差額)を検索する文字列に入力したら、
ウインドウ下部の「すべてを検索」をクリックします。

単なる記入漏れであれば、
同じ数字がひとつしか記入されていなければ
相応するもうひとつの帳簿に記帳することで
貸借対照表の左右を合わせることができます。





合わないとき、差額を2で割ってみる

ふたつの帳簿に同時に記帳するのが原則ですから、
差額を2で割ったり、2をかけたりすると、
見覚えのある数字、
今入力した数字の中に近い額のある数字、
などが浮かび上がってくることがあります。

この数字で検索をかけてみるのもいいでしょう。





合わないとき、入力間違いを疑う

「8,556」を「8,856」と入力してしまう、
などというのはよくあることです。

心当たりのない額が合わないときは、
このような単純な入力間違いを疑ってみてください。


手順としては、ひとつひとつ、
入力した数字を確認していくしか方法はないので、
やはり一気にあまり多量の記帳をせず、
コツコツ地道に記帳をしては確認、を繰り返す方が
結果的に負担が軽くて済みます。





それでも合わないときは「不明金」として記帳

何をどうやっても、
貸借対照表が合わない原因が分からない場合が
出てくることもあるでしょう。

もちろんできるだけ原因の究明のために
努力するのは当然ですが、
書類提出までの残り期間が十日あまり、
という現実を鑑みると、
いつもであれば正しいやり方が
必ずしもたったひとつの正解である、とは
言い切れません。


どうしても、どうしても原因の分からない
差額が出てしまって解明できない場合には、
貸借対照表の左側が多ければ雑収入等に、
右側が多ければ雑費等に、
「不明金」としてその都度記帳するのも
ひとつの方法です。

故意に帳簿を操作しているのではないことを
証明するため、
また、あとから原因の究明をするためにも、
「不明金」とするまでに確認した事項や手順を
書き残して印刷した帳簿類と一緒に7年間保管します。


65万円の青色申告特別控除を
受けるための条件が
明確で理路整然とした記帳ですから、
もちろん「不明金」項目の利用は
できるだけ避けなければいけません。







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